RPA en la gestión documental de PRL
Garantizar el cumplimiento legal de las contratas que aplican a cada empresa (Real Decreto 171/2004 de la Coordinación de Actividades Empresariales) y gestionar adecuadamente la documentación derivada de la CAE y la relación entre empresas titulares y contratistas, ha hecho que en los últimos años, hayan aparecido múltiples plataformas en la nube que facilitan esta operativa.
RPA en la gestión documental de PRL
Las ventajas del uso de estas plataformas son muchas y evidentes. Y hay muchas entre las que elegir. Tantas que, los contratistas deben destinar tiempo y recursos en “subir” la documentación adecuada que cada cliente les pide desde su plataforma.
Es necesario aportar la documentación exigida por cada cliente y en cada una de las plataformas que cada uno utiliza. El trabajo es laborioso y verdaderamente no aporta ningún tipo de valor, ya que se trata de tareas rutinarias.
Básicamente consiste en, periódicamente, recopilar la documentación de PRL necesaria procedente de servicio de prevención o agencia tributaria, por ejemplo, y “subirla” a la plataforma que usa cada cliente en el lugar adecuado. Una vez realizado, la plataforma nos validará la misma y podremos acceder a las instalaciones de nuestro cliente o, por el contrario, recibiremos un correo indicándonos los problemas que hay que resolver para que la documentación sea validada.
Este particular escenario demandaba una solución avanzada, flexible y robusta. La utilización de la RPA en la gestión documental.
RPA (Automatización robotizada de procesos)
Para automatizar este proceso laborioso, desde Mas Ingenieros hemos desarrollado una solución que aúna diferentes tecnologías y que permite que estas tareas sean realizadas de manera automática, tal como hacemos en nuestros desarrollos aplicando el principio de Smart Automation.
Basándonos en la utilización de RPA (automatización robotizada de procesos), un “robot” instalado en nuestro PC se encarga de comprobar periódicamente el estado de la documentación de cada recurso (trabajador, equipo), en cada una de las plataformas de los clientes, manteniendo al día la misma y resolviendo cualquier problema que desde cada plataforma se le informe.
El robot, trabajando sin descanso 24x7x365 con los diferentes aplicativos asociados, comprueba en qué estado se encuentra la documentación y la actualiza automáticamente, de manera que la validación de la misma es inmediata.
El ahorro en tiempo y por tanto, en costes, permite su amortización en un tiempo récord, a la vez que se evitan los errores humanos y se aumenta la eficiencia de los procesos.
En Mas Ingenieros somos especialistas en automatización de procesos utilizando tecnologías como RPA.
¿En qué procesos tiene sentido la robotización?
- Tareas repetitivas que los empleados llevan a cabo 40 – 60 veces al día. Tareas críticas.
Descarga de información para pujas y subastas de comodities. - Entrada de datos, análisis de datos y reporting repetitivos.
Por ejemplo, un operador que descarga un documento en Excel del correo y graba los datos en los aplicativos que correspondan. Este proceso se podría robotizar. - Conversión de formatos de datos y gráficos.
Por ejemplo un operador descarga un listado en formato Excel, procesa esa información y lo convierte a pdf para mandar por correo. - Gestión documental.
Por ejemplo se conecta a un scaner o un OCR, genera un pdf, elimina páginas en blanco e incluso puede rotar las páginas y lo guarda en un directorio determinado. - Transacciones en cualquier aplicativo de la compañia, CRM, ERP, portales web, etc. Por ejemplo descargar o cargar información en un portal web y traspasar información entre diferentes aplicativos de la compañía, CRM, ERP, etc.